FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

Untuk melaksanakan manajemen, seorang pada posisi pimpinan di level manapun, harus melakukan fungsi-fungsi manajemen. Di dalam fungsi-fungsi manajemen ada fungsi organik yang mutlak harus dilaksanakan dan ada fungsi penunjang yang bersifat sebagai pelengkap. Jika fungsi organik tersebut tidak dilakukan dengan baik maka terbuka kemungkinan pencapaian sasaran menjadi gagal. Uraian lebih lanjut tentang fungsi-fungsi manajemen mengacu teori George R. Terry telah merumuskan fungsi-fungsi tersebut sebagai POAC, (Planning, Organizing, Actuating dan Controlling).

1. Planning

Planning adalah proses yang secara sistematis mempersiapkan kegiatan guna mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Kegiatan diartikan sebagai kegiatan yang dilakukan dalam rangka pekerjaan konstruksi, baik yang menjadi tanggung jawab pelaksana (kontraktor) maupun pengawas (konsultan) supervisi. Kontraktor maupun konsultan supervisi harus mempunyai konsep planning yang tepat untuk

mencapai tujuan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing. Produk planning meliputi perencanaan teknis, dokumen lelang. Pada proses planning perlu diketahui hal-hal sebagai berikut :

 Permasalahan yang terkait dengan tujuan dan sumber daya tersedia.

 Cara mencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan sumber daya tersedia.

 Penerjemahan rencana kedalam program-program kegiatan yang konkrit

 Penetapan jangka waktu yang dapat disediakan guna mencapai tujuan dan sasaran (seluruh tahap :         proses pengadaan, pelaksanan dan pengawasan konstruksi dan FHO).

2. Organizing

Organizing (pengorganisasian kerja) dimaksudkan sebagai pengaturan atas suatu kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dipimpin oleh pimpinan kelompok dalam suatu wadah organisasi. Wadah organisasi ini menggambarkan hubungan-hubungan struktural dan fungsional yang diperlukan untuk menyalurkan tanggung jawab, sumber daya maupun data. Dalam proses manajemen, organisasi digunakan sebagai alat :

 Menjamin terpelihara koordinasi dengan baik

 Membantu pimpinannya dalam menggerakkan fungsi-fungsi manajemen

 Mempersatukan pemikiran dari satuan organisasi yang lebih kecil yang berada di dalam kordinasinya.

Dalam fungsi organizing, koordinasi merupakan mekanisme hubungan struktural maupun fungsional yang secara konsisten harus dijalankan. Koordinasi dapat dilakukan melalui mekanisme : koordinasi vertikal (menggambarkan fungsi komando), koordinasi horizontal (menggambarkan interaksi satu level) dan koordinasi diagonal (menggambarkan interaksi berbeda level tapi di luar fungsi komando). Koordinasi diagonal apabila diintegrasikan dengan baik akan memberikan kontribusi signifikan dalam menjalankan fungsi organizing.

3. Actuating

Actuating diartikan sebagai fungsi manajemen untuk menggerakkan orang yang tergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan yang telah ditetapkan di dalam planning. Pada tahap ini diperlukan kemampuan pimpinan kelompok untuk menggerakkan, mengarahkan dan memberikan motivasi kepada anggota kelompoknya untuk secara bersama-sama memberikan kontribusi dalam menyukseskan manajemen proyek mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.

Berikut ini beberapa metoda mensukseskan “actuating” yang dikemukakan oleh George R.Terry, yaitu :

 Hargailah seseorang apapun tugasnya sehingga ia merasa keberadaannya di dalam kelompok atau           organisasi menjadi penting

 Instruksi yang dikeluarkan seorang pimpinan harus dibuat dengan mempertimbangkan adanya               perbedaan individual dari pegawainya, hingga dapat dilaksanakan dengan tepat oleh pegawainya.

 Perlu ada pedoman kerja yang jelas, singkat mudah dipahami dan dilaksanakan oleh pegawainya.

 Lakukanlah praktek partisipasi dalam manajemen guna menjamin kebersamaan dalam                          penyelenggaraan manajemen, hingga setiap pegawai dapat difungsikan sepenuhnya sebagai bagian dari    organisasi.

 Upayakan memahami hak pegawai termasuk urusan kesejahteraan, sehingga tumbuh sense of               belonging dari pegawai tersebut terhadap tempat bekerja yang diikutinya.

 Pimpinan perlu menjadi pendengar yang baik, agar dapat memahami dengan benar apa yang                   melatarbelakangi keluhan pegawai, sehingga dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan       sesuatu keputusan.

 Seorang pimpinan perlu mencegah untuk memberikan argumentasi sebagai pembenaran atas                 keputusan yang diambilnya, oleh karena pada umumnya semua orang tidak suka pada alasan apalagi       kalau dicari-cari agar bisa memberikan dalih pembenaran atas keputusannya.

 Jangan berbuat sesuatu yang menimbulkan sentiment dari orang lain atau orang lain menjadi naik           emosinya.

 Pimpinan dapat melakukan teknik persuasi dengan cara bertanya sehingga tidak dirasakan sebagai           tekanan oleh pegawainya.

 Perlu melakukan pengawasan untuk meningkatkan kinerja pegawai, namun haruslah dengan cara-         cara yang tidak boleh mematikan kreativitas pegawai.

4. Controlling

Controlling diartikan sebagai kegiatan pengendalian guna menjamin pekerjaan yang telah dilaksanakan sesuai dengan rencana. Didalam manajemen proyek, controlling terhadp pekerjaan kontraktor dilakukan oleh konsultan supervisi,